INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI
DATI PERSONALI
ai sensi
dell’art. 13 D.Lgs. 196/2003 Codice in Materia di Protezione
dei Dati Personali e degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento UE
679/2016 (GDPR)
Gentili Fornitori,
Come noto, l’attività di amministrazione di un
edificio in condominio comporta un costante trattamento di dati
personali appartenenti ai condomini ed ai terzi.
Tale trattamento deve sottostare alla normativa emanata in materia di
Privacy, attualmente costituita da due testi normativi:
1) il D.Lgs. n. 196 del 30/06/2003 (codice in materia di protezione dei
dati personali) persegue finalità di tutela dei dati
personali che siano oggetto di trattamento da parte di terzi,
garantendo “che il trattamento dei dati personali si svolga
nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali,
nonché della dignità dell’interessato,
con particolare riferimento alla riservatezza,
all’identità personale e al diritto alla
protezione dei dati personali”.
2) il Regolamento UE 679/2016 (GDPR), emanato con lo scopo di definire
un quadro comune in materia di tutela dei dati personali per tutti gli
Stati Membri e si propone di uniformare ed armonizzare la disciplina
nell’ambito dell’Unione Europea.
Il regolamento, in vigore dal 25 maggio 2018, è obbligatorio
e direttamente applicabile in tutti gli stati membri e, in assenza
– allo stato – di una normativa nazionale dettata
in sua attuazione, potrà essere integrato con le
disposizioni contenute nel D.Lgs. 196/2003, purché non
confliggenti.
Tanto premesso, ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. n. 196 del
30/06/2003, e degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016, in
qualità di Amministrazione pro tempore, desideriamo
informarVi che il Condominio in cui è sito
l’immobile di Vostra proprietà, detiene e tratta
dati personali tutelati dalle predette normative e di seguito riporto
le politiche attuate per il trattamento dei dati personali che vengono
raccolti al fine di esercitare l’incarico conferitoci.
Titolare del trattamento
Titolari del trattamento sono l’assemblea del condominio ed
ogni singolo condomino.
Responsabile della protezione dei dati
Il responsabile della protezione dei dati ai sensi del Regolamento UE
679/2016 è la sottoscritta Amministrazione, Studio Morandi
(P.IVA 06429370965), con sede legale in (20138) Milano, Via Mecenate, 76/1 – tel. 02/99241985 –
fax 02/99241985 – email: info@morandiassociati.eu
– pec: francesco.morandi@geopec.it
Finalità del trattamento
I dati forniti in sede di stipulazione ed esecuzione del contratto di
fornitura sono destinati esclusivamente alla gestione del contratto
medesimo, nonché a trattamenti contabili, fiscali e
previdenziali, nei limiti necessari per perseguire le predette
finalità.
Conferimento dei dati e conseguenza di eventuale
rifiuto
Il conferimento dei dati è obbligatorio o comunque
necessario per la gestione del rapporto di fornitura con la Vostra
ditta, e la loro mancata indicazione comporta
l’impossibilità di adempiere esattamente gli
obblighi di legge nonché quelli discendenti dal contratto di
fornitura.
In caso si renda necessario il trattamento di dati sensibili e/o
giudiziari, il relativo consenso al trattamento verrà
richiesto caso per caso.
Luogo di conservazione dei dati e
modalità di trattamento
I dati trattati sono conservati presso la sede legale della
sottoscritta Amministrazione in (20138) Milano, Via Mecenate, 76/1.
Il trattamento dei dati è attuato, anche con
l’ausilio di mezzi elettronici, mediante operazioni di
raccolta, registrazione ed organizzazione del dato, elaborazione,
compresi modifica, raffronto, interconnessione, utilizzo, comprese
consultazione e comunicazione; conservazione e cancellazione.
Tale trattamento sarà comunque svolto nel rispetto delle
idonee misure di sicurezza facendo uso di mezzi che ne prevengano il
rischio di perdita o distruzione, anche accidentale, di accesso non
autorizzato o di trattamento non consentito.
I dati trattati saranno conservati nei limiti temporali stabiliti
dall’art. 1130 bis,comma 1, c.c. a mente del quale
“Le scritture e i documenti giustificativi devono essere
conservati per dieci anni dalla data della relativa
registrazione”.
Comunicazione e destinatari dei dati trattati
I destinatari dei dati trattati che potranno venirne a conoscenza sono
oltre al sottoscritto, anche tutti i condomini (i quali hanno libero
accesso alla documentazione condominiale); il portiere del Condominio
ove presente; le ditte di manutenzione o di fornitura di beni e servizi
(nel rigoroso rispetto dei limiti inerenti il compimento delle
attività obbligatorie per l’amministrazione).
I dati potranno, inoltre, essere comunicati a società e/o
consulenti esterni per lo svolgimento di attività economiche
(commerciali, gestionali, raccolta informazioni economiche e
finanziarie, gestione dei sistemi informativi, assicurative,
intermediazione bancaria o non bancaria, gestione della spedizione,
imbustamento e invio corrispondenza,) o per l’assolvimento di
norme di legge (studi commercialisti, notai, avvocati, Agenzia delle
Entrate).
I dati trattati potranno essere comunicati alla Pubblica
Amministrazione, i cui funzionari agiscono sotto la sua
autorità e sono stati correttamente istruiti in materia di
privacy, nonché terzi soggetti, organi amministrativi o
giudiziari nel caso in cui l’accesso ai dati da parte di tali
soggetti fosse ordinato dall’autorità o dalla legge
I dati forniti verranno, poi, comunicati e trasmessi
all’amministratore di condominio eventualmente incaricato in
sostituzione del precedente, in sede di consegna della documentazione
condominiale e potranno essere comunicati per le finalità
sopra indicate ad altri soggetti pubblici o privati, quali istituti
bancari, istituti assicurativi, Ministero delle finanze, fornitori del
Condominio, consulenti tecnici o altri professionisti e in genere a
tutti quei soggetti cui la comunicazione sia necessaria per il corretto
adempimento delle finalità medesime.
Diffusione dei dati
I dati non saranno soggetti a diffusione.
Diritti dell’interessato
Ogni interessato ha diritto all’esercizio di specifici
diritti che La invito a considerare attentamente. in particolare
è riconosciuto agli interessati il diritto:
1) di ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati
personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati,
nonché di chiedere al titolare del trattamento
l’accesso ai dati personali; ha altresì diritto di
ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da
dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano;
2) di ottenere l’indicazione:
I) dell’origine dei dati personali;
II) delle finalità e modalità del
trattamento;della logica applicata in caso di trattamento effettuato
con l’ausilio di strumenti elettronici;
III) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del
rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2,
del D.Lgs. 196/2003;
IV) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati
personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza
in qualità di rappresentante designato nel territorio dello
Stato, di responsabili o incaricati;
3) di ottenere:
I) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha
interesse, l’integrazione dei dati;
II) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco
dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non
é necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i
quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
III) l’attestazione che le operazioni di cui ai punti I) e
II) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro
contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi,
eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o
comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al
diritto tutelato.
IV) di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al
trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché
pertinenti allo scopo della raccolta, nonché al trattamento
di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale
pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di
mercato o di comunicazione commerciale..
Al fine di esercitare i diritti sopra elencati, le richieste andranno
indirizzate alla sottoscritta Amministrazione in qualità di
Responsabile della protezione dei dati.
Ogni interessato il quale ritenga che il trattamento che lo riguarda
violi la normativa vigente in materia di Privacy ha il diritto di
proporre reclamo all’autorità di controllo
(www.garanteprivacy.it).